Automatización de la Gestión de Alumnos en Escuelas de Formación Profesional

Para optimizar la gestión administrativa y reducir la carga operativa, se implementó una solución de automatización mediante RPA, permitiendo agilizar el alta, baja y modificación de matrículas en las plataformas del Estado.

SITUACIÓN INICIAL

Un grupo de escuelas de formación profesional debía acceder manualmente a las plataformas del Estado para realizar procesos administrativos como el alta de nuevos alumnos, la gestión de bajas y las modificaciones de matrícula. Este procedimiento implicaba un gran consumo de tiempo y esfuerzo, ya que cada trámite debía ejecutarse de forma manual, ingresando datos repetitivos en múltiples formularios. Además, la posibilidad de errores humanos en la carga de información podía generar retrasos y complicaciones en la gestión académica de los estudiantes.

PLANTEAMIENTO DEL PROYECTO

Para optimizar estos procesos y reducir la carga operativa del personal administrativo, se desarrolló un sistema de RPA (Automatización Robótica de Procesos) capaz de realizar todas estas tareas de manera autónoma. El robot fue configurado para acceder a las plataformas del Estado, introducir la información necesaria, verificar su correcta carga y generar reportes con el estado de cada solicitud. De este modo, las altas, bajas y modificaciones de matrícula se ejecutan de manera eficiente y sin intervención manual, permitiendo al personal enfocarse en tareas de mayor valor agregado.

RESULTADOS

Gracias a la automatización, las escuelas lograron reducir drásticamente el tiempo dedicado a estos trámites administrativos, minimizando errores y mejorando la eficiencia en la gestión de matrículas. La implementación del RPA permitió procesar solicitudes en un tiempo récord, asegurando que los datos se registraran correctamente y sin demoras. Además, el personal administrativo pudo redistribuir sus esfuerzos en actividades más estratégicas, mejorando la calidad del servicio y la atención a los alumnos. En consecuencia, el sistema educativo experimentó una mayor fluidez en la gestión académica, beneficiando tanto a las instituciones como a los estudiantes.